Skip to content

Penulisan Press Release

Januari 14, 2009

public-relationsPress Release atau siaran pers menurut Soemirat dan Ardianto (2004) adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations (PR) suatu organisasi/ perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/ redaksi media massa (tv, radio, media cetak, media online) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut.


Meskipun semua press release yang dibuat PR memiliki format yang sama, sebenarnya memiliki perbedaan penekanan pada informasinya yaitu:

  • Basic Press Release mencakup berbagai informasi yang terdapat di dalam suatu organisasi/ perusahaan yang memiliki berbagai nilai berita untuk media lokal, regional atau pun nasional;
  • Product Release mencakup transaksi tentang target suatu produk khusus atau produk reguler lainnya untuk suatu publikasi perdagangan di dalam suatu industri;
  • Financial Release digunakan terutama dalam membina hubungan dengan pemegang saham.

Penulisan press release layak muat apabila cara menulisnya seperti halnya wartawan menulis berita langsung (straight news) dengan gaya piramida terbalik (inverted pyramid). Dimulai dengan membuat lead/ teras berita/ kepala berita sebagai paragraf pertama yang mengandung unsur 5W + 1H (What: apa yang terjadi? Where: dimana terjadinya? When: kapan peristiwa tersebut terjad? Who: siapa yang terlibat dalam peristiwa tersebut? Why: mengapa peristiwa tersebut terjadi? How: bagaimana berlangsungnya peristiwa tersebut?).

Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini digunakan dengan alasan: Pertama, pembaca dikategorikan sebagai orang sibuk dan mempunyai waktu yang singkat untuk mendapatkan berita-berita yang faktual. Kedua, redaksi media massa harus memotong Press Release tersebut tanpa mengurangi isi pokoknya. Ketiga, redaksi tidak mempunyai cukup waktu untuk membaca keseluruhan Press Release. Sebelum redaksi memutuskan dibuang atau dipakai release tersebut, mereka harus tahu dengan cepat apa keseluruhan isi release itu (Cole dalam Soemirat dan Ardianto, 2004).

Setelah menulis lead sebagai paragraf pertama, kembangkan lead itu dalam paragraf kedua untuk menjelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan. Kemudian masuk kepada tubuh berita. Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini berarti menulis berita dari mulai yang sangat penting (lead) sampai kepada semakin tidak penting. Sedangkan judul diambil dari lead (berita yang sangat penting tadi).

Mappatoto (1993) menggambarkan struktur piramida terbalik dalam pembuatan siaran pers sebagai berikut:

prrr

Di sini dijelaskan bahwa judul berfungsi sebagai etalase berita yang harus ditulis dengan bahasa yang jernih sehingga tidak menimbulkan pengertian ganda. Baris tanggal adalah ruang untuk menunjukkan tempat berita dibuat dan tanggal pembuatan berita. Sebaris dengan “creditline” yang menunjukkan jati diri media. Alinea pertama dari berita disebut pusat perhatian maksimal atau teras, atau lead, atau intro dari berita yang dapat disarikan untuk dijadikan judul berita. Isi teras berisi jawaban semua unsur 5 W + 1 H (disebut teras formal) atau jawaban dari dua atau tiga unsur saja (teras informal). Sesudah teras bagian berikutnya disebut Tubuh Berita, tempat menguraikan lebih lanjut unsur-unsur tersebut. Latar berita merupakan keteranga yang akan memperjelas unsur “siapa, apa, dimana, mengapa, dan bagaimana”. Sedangkan bagian rangkuman sebenarnya merupakan latar yang berisi “catatan dibuang sayang” dari suatu peristiwa. Bagian ini dapat dipotong kalau ruangan tidak mengijinkan.

Austin (1996) menyarankan agar PR membaca surat kabar––lokal dan nasional––dan mempelajari gaya bahasa yang mereka gunakan. Tulislah siaran pers dengan gaya surat kabar yang akan dikirimi tulisan tersebut. Siaran pers yang ditulis harus meniru gaya artikel dalam surat kabar itu. Sebagai contoh bila mereka selalu mencetak nama lengkap gunakan nama lengkap dan bukannya singkatan.

Untuk menarik perhatian pembaca, Austin menjelaskan beberapa aturan dasar yang biasa digunakan wartawan untuk menarik perhatian pembaca. Aturan tersebut juga berlaku ketika menulis siaran pers, yaitu:

  • Memilih judul yang positif (aktif) dan bukannya pasif.
  • Paragraf pertama (lead) harus tajam dan ringkas; antara 12 sampai 20 kata merupakan ukuran yang ideal.
  • Usahakan supaya kalimat dan paragraf pendek-pendek.
  • Hindari kata yang berlebihan seperti “ini” dan “itu”, serta kata keterangan dan kata sifat yang tidak perlu. Anda tidak perlu mengatakan bahwa sesuatu “hebat” atau “fantastis”. Kalau itu sehebat yang anda nyatakan, maka akan jelas dengan sendirinya dari teks yang anda tulis.
  • Hindari kata-kata panjang karena kolom surat kabar sempit.
  • Hindari istilah khusus dan penggunaan singkatan.
  • Jawab enam pertanyaan ––siapa, mengapa, apa, bilamana, di mana dan bagaimana. Kalau anda tidak menjawab keenam pertanyaan ini maka siaran pers anda tidak berisi semua informasi yang diperlukan wartawan.
  • Jangan menulis awal, bagian tengah dan akhir. Masukkan semua butir yang penting pada awal siaran pers. Kalau artikelnya terlalu panjang mereka akan memotongnya dari bawah dan jika Anda meletakkan butir-butir yang paling penting pada akhir berita, maka bagian itu tidak akan termuat.
  • Tulislah berita dan bukan pandangan (harus berdasarkan fakta).
  • Selalu periksa kembali ejaan nama orang.
  • Ketiklah siaran pers hanya pada satu sisi kertas saja dengan spasi rangkap. Berikan margin yang cukup pada semua sisi halaman.
  • Selalu beri tanggal pada siaran pers.
  • Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon di siang hari pada bagian bawah siaran.
  • Buatlah siaran pers sesingkat mungkin.

Berkaitan dengan press release Jefkins (2003) mengungkapkan hal-hal terpenting perihal pers yang harus diketahui oleh seorang praktisi PR:

  • Kebijakan editorial. Hal ini mengungkapkan pandangan dasar dari suatu media yang dengan sendirinya akan melandasi pemilihan subjek-subjek yang akan dicetak atau yang akan diterbitkannya. Selain itu aturan keredaksian dan aturan kewartawanan juga perlu diketahui PR dalam menulis dan mengirimkan press release.
  • Frekuensi penerbitan. Setiap terbitan punya frekuensi penerbitan yang berbeda-beda, bisa harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan. Hal itu perlu diketahui oleh para praktisi PR, sehingga dapat menyesuaikan diri dalam pembuatan press release.
  • Tanggal/tenggat terbit. Kapan tanggal dan saat terakhir sebuah naskah harus diserahkan ke redaksi untuk penerbitan yang akan datang? Hal ini ditentukan oleh frekuensi dan proses percetakannya. Hal ini penting diketahui praktisi humas karena kerap kali siaran pers yang dikirimkan tidak bisa termuat karena terganjal oleh tenggat terbit.
  • Proses percetakan. Hal ini wajib diketahui oleh praktisi humas sehingga pemuatan press release bisa sesuai dengan yang hiharapkan.
  • Daerah sirkulasi. Apakah jangkauan sirkulasi dari suatu media itu berskala lokal, pedesaan, perkotaan, nasional atau internasional. Hal ini dinilai sangat penting agar pesan yang disampaikan efektif dan efisien.
  • Jangkauan pembaca. Berapa dan siapa saja yang membaca jurnal atau media yang bersangkutan? Seorang praktisi PR juga dituntut untuk mengetahui kelompok usia, jenis kelamin, pekerjaan, status sosial, minat khusus, kebangsaan, etnik, agama, hingga ke orientasi politik dari suatu khalayak pembaca media.
  • Metode distribusi. Praktisi PR juga perlu mengetahui metode-metode distribusi suatu media, apakah eceran atau langganan. Kemudian ihwal tiras juga patut diketahui dalam upaya efektivitas dan efisiensi komunikasi yang dijalankan.

Abdullah (2000) mengatakan bahwa yang dinomorsatukan oleh wartawan atau redaktur dalam menilai sebuah peristiwa yang akan menjadi berita adalah nilai jurnalistiknya. Hal serupa diberlakukan pula kepada rilis yang masuk yang dikirimkan oleh lembaga humas, atau materi sebuah jumpa pers, juga kegiatan khusus (special event) hingga hasil wawancara dengan narasumber. Meskipun nilai jurnalistik masing-masing media relatif berbeda, para praktisi media massa di seluruh dunia memiliki patokan unsur-unsur yang memiliki nilai jurnalistik, yaitu: aktualitas, kedekatan (proximity), penting, keluarbiasaan, ketegangan, konflik atau pertentangan, seks, kemajuan, emosi, dan humor. Kemudian ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengiriman press release:

  • Kirimkan secepat mungkin. Artinya, jika kegiatan berlangsung hari itu, kirimkan hari itu juga. Jangan menunda hingga esok harinya, kecuali jika pelaksanaannya adalah malam hari.
  • Jika pengirim siaran pers sudah mengenal nama wartawan sesuai bidangnya, tujukanlah pada wartawan tadi.
  • Pengiriman bisa pula melalui faksimili (atau e-mail).
  • Jika melampirkan foto atau cetakan berwarna atau contoh produk, lebih baik melalui kurir.
  • Konfirmasikan kembali melalui telepon, apakah siaran pers tadi sudah diterima atau belum.

Adakalanya siaran pers ini melengkapi acara jumpa pers atau konferensi pers sehingga para kuli tinta tidak salah mengutip pernyataan atau data yang ada. Karena itulah menurut Abdullah (2000) ada hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan konferensi pers atau jumpa pers:

  • Jangan mengundang wartawan secara mendadak karena biasanya wartawan sudah memiliki jadwal kerja yang padat.
  • Hargailah waktu wartawan, jangan menunda waktu yang telah dijadwalkan.
  • Jangan mengundurkan waktu hanya karena ada wartawan yang belum datang.
  • Wartawan paling menyukai acara jumpa pers pagi hari.
  • Hindari jumpa pers pada hari libur.
  • Hindari jumpa pers yang jaraknya sangat jauh.
  • Jika ingin suasana santai, jumpa pers bisa pula di rumah makan atau tempat rileks lainnya.
  • Hadirkanlah orang yang mempunyai kredibilitas sehingga menambah bobot acara jumpa pers.
  • Jangan “mengusir” wartawan yang datang tidak diundang sejauh ia betul-betul membutuhkan informasi untuk berita.
  • Sediakan bahan-bahan atau data tertulis sebagai pelengkap tulisan/ berita yang akan ditulis wartawan. Apakah itu proposal, brosur, rilis dan lain-lain.
  • Masukkan bahan-bahan tadi dalam map atau amplop.
  • Jika akan memberi cinderamata atau uang transportasi, masukkanlah ke dalam amplop besar atau map tadi.
  • Hindari jumpa pers satu arah. Berilah kesempatan wartawan untuk bertanya.
  • Jangan heran apabila dalam kesempatan itu wartawan akan bertanya pula tentang materi lain di luar materi yang dijumpaperskan.
  • Hindari jawaban “No Comment” dalam diskusi, sebab jawaban ini mengesankan pembenaran dari pernyataan wartawan.
  • Khusus dalam Press Briefing karena dilakukan secara reguler dalam kegiatan besar, maka perlu diperhatikan hal-hal berikut:
  1. Susunlah jadwal yang pasti, siapa yang tampil sebagai narasumber dan siapkan data yang akurat.
  2. Konfirmasikan dahulu, apakah narasumber yang akan ditambilkan itu bersedia muncul dalam pertemuan dengan wartawan.
  3. Siapkan bahan-bahan tertulis dalam press room yang disediakan.
  4. Buatlah jurnal harian yang akurat dan lengkap.
  5. Sediakan press room yang memadai yang dilengkapi dengan berbagai sarana komunikasi dan pengetikan

PR Online

PR Online atau biasa disebut E-PR muncul ketika internet memainkan peranan penting dalam perkembangan ICT (Information and Communication Technologies). Sehingga kalangan bisnis memandang internet bisa menjadi media komunikasi strategis untuk menjalankan fungsi PR dalam organisasi. E-PR kemudian menjadi tantangan baru bagi strategi PR yang selama ini dilakukan secara offline.

Istilah E-PR merupakan bentuk penerapan perangkat ICT untuk kegiatan PR. Seperti menyebarkan press release, membangun komunikasi dengan stakeholders, mempublikasikan kegiatan perusahaan dan sebagainya. Saat ini parktisi PR mau tidak mau harus memanfaatkan ICT untuk menjalankan komunikasi yang efektif dan efisien. Mengirimkan press release kini tidak lagi melalui pos atau fax, tapi cukup melalui email. Sejumlah korporat yang memiliki website dan dikelola dengan baik, juga mempublikasikan press release di website-nya, sehingga media tinggal men-download. Misalnya di http://www.bi.go.id, http://www.pertamina.com, http://www.depdag.com, dan lain-lain.

Saat ini praktisi PR dituntut bisa memposisikan diri dalam E-PR. Sehingga sumber daya manusia yang dibutuhkan korporat adalah orang yang handal berselancar di dunia maya dan tahu ke mana saja mereka harus berselancar untuk membangun corporate image. Seperti dikatakan pakar bisnis dan ICT BJ Onggo, seorang praktisi E-PR harus mampu mengembangkan content untuk format distribusi apa saja (media cetak, radio, TV, situs web, e-mail, iTV, PDA, WAP, Usenet dan sejenisnya) agar dapat dengan tepat menjangkau berbagai macam audiens.

Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh organisasi bila menerapkan E-PR:

  • Real time. Aktivitas komunikasi bisa dilakukan dengan cepat
  • Komunikasi konstan. Karena E-PR menggunakan internet maka internet ibarat sekretaris yang tidak pernah tidur selama 24 jam dengan potensi target publik seluruh dunia.
  • Interaktif. Penggunaan E-PR memungkinkan terjadinya komunikasi dua arah, karena publik bisa memberikan feedback secara langsung dan cepat.
  • No boundaries. Tidak ada batasan komunikasi dalam E-PR, sehingga bisa terhubung ke mana saja selama ada jaringan internet.
  • Multi media. E-PR dapat menyajikan informasi kepada publik dengan menggabungkan berbagai media seperti tulisan (script), gambar (grafis), dan suara (audio), bahkan audio-visual (film, video) dalam satu kesatuan.
  • Ekonomis. Komunikasi menggunakan internet untuk menjangkau publik yang luas lebih murah daripada media konvensional.

Beberapa perangkat yang sering digunakan dalam E-PR:

  • Email. Biasanya untuk mengirimkan surat-surat elektronik, press release, dan informasi lainnya.
  • Milis atau mailing list. Berisi kumpulan alamat email yang saling terhubung untuk membentuk komunitas tertentu. Misalnya antara organisasi dengan publik.
  • Website. Untuk mempublikasikan berbagai informasi tentang organisasi kepada publik, baik itu profil, berita, press release, dan informasi penting lainnya.
  • Jejaring Sosial. Membangun hubungan dengan audiens bisa menggunakan situs jejaring sosial seperti friendster, facebook, dan lain-lain.
  • E-Bussiness Card. Kartu bisnis elektronik bisa dikirimkan ke banyak audiens.

Referensi

Abdullah, Aceng. 2000. Press Relations. Kiat Berhubungan dengan Media Massa. Remaja Rosdakarya, Bandung.

Austin, Claire. 1996. Public Relations yang Sukses dalam Sepekan. Megapoin, Jakarta.

Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Edisi Kelima. Direvisi Oleh Daniel Yadin. Penerbit Erlangga, Jakarta.

Mappatoto, Andi B. 1993. Siaran Pers. Suatu Kiat Penulisan. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Soemirat, Soleh dan Ardianto, Elvinaro. 2004. Dasar-dasar Public Relations. Cetakan Ketiga. Remaja Rosdakarya, Bandung.

Beberapa sumber lainnya yang relevan

About these ads
31 Komentar leave one →
  1. Januari 16, 2009 10:36 am

    Bagus sekali artikel nya…bisa utk belajar. Terimakasih. Salam dr Jogja.

  2. yossi afridiya permalink
    Desember 21, 2009 7:35 pm

    thx..
    aku belajar banyak dari artikel ini..

  3. elia kapantouw permalink
    September 3, 2010 3:04 pm

    bravo !!!

  4. ruangdosen permalink*
    Februari 21, 2011 10:27 am

    To all: Terimakasih sudah berkunjung, smg bermanfaat…

  5. Maret 17, 2011 5:27 pm

    info yang menarik..! thx bos..!

  6. April 8, 2011 1:30 pm

    terima kasih atas blognya yg bermanfaat semoga trus tetap berkarya bung…

  7. amie permalink
    April 24, 2011 4:13 pm

    trims,

    ilmu’a bntu tugas kuliah quw…

  8. Juni 12, 2011 1:51 am

    Trima kasih atas ilmunya.. btw referensinya

  9. TANIA permalink
    Juni 29, 2011 10:25 pm

    makasih bgt buat yg punya blog ini, berbagi ilmu dan membantu kesulitan aku dlm beberapa hal mengenai press realise.. :)
    tapi, klo boleh tau, apa sih sebenarnya keunggulan dan kesulitan menulis PR? thanks

  10. Anselmus Sudirman permalink
    September 14, 2011 11:48 am

    Terimakasih, tulisannya bagus. Saya belajar hal baru…

  11. novi permalink
    Oktober 13, 2011 9:20 am

    Terimakasih untuk informasinya..
    Tapi yang saya ingin tanyakan adalah hal pokok apa yang harus tertuang di dalam penulisan press release?
    trimakasiihhh..

  12. Oktober 21, 2011 9:41 pm

    Saya msh belajar membuat press release, terima kasih untuk informasinya

  13. November 16, 2011 7:08 am

    Ternyata sulit juga ya…tp mau coba coba ah…..thanks

  14. November 23, 2011 4:59 am

    Lengkap sekali…. gamsahamnida

  15. wamel permalink
    November 26, 2011 7:17 pm

    boleh minta bentuk atau contoh rill dari sebuah press release? lw mw membuat press release langkah pertma yang harus dilakukan apa?l????

  16. Nurman Ambar Wiranto permalink
    November 29, 2011 1:24 pm

    terima kasih atas bantuanya, sangat bermanfaat untuk penulisan.

  17. yuchan makassar permalink
    Desember 2, 2011 7:43 am

    Makasih buat infonya tugas buat press release ku jd lbh mudah…….:-)

  18. Desember 27, 2011 4:54 pm

    Terima kasih,, posting ini sangat membantu saya menulis press release,,
    mungkin nanti akan mampir lagi buat nyontek press release yg lain..hehe

  19. hisna cahaya permalink
    Januari 16, 2012 11:27 am

    terima aksih atas artikelnya

  20. Maret 10, 2012 11:50 am

    mantap kang infonya…. tanks for share

  21. Maret 10, 2012 11:11 pm

    Terima kasih ya sudah berbagi pengalamannya

  22. April 17, 2012 11:04 am

    matur suwun sanget. . . .

  23. Juni 12, 2012 4:42 pm

    thanks atas informasinya, smoga postingan ini bnar2 berguna bagi saya

    • Oktober 24, 2012 5:17 pm

      Terimah kasih, ini adalah suatu Pembelajaran Yang sangat Berharga Buat saya,
      Mohon Di berikan Tambahan lg masalah Ilmu Press releasenya,
      Saya sebagai Orang baru Dan Keingin Untuk Mempelajari masalah Press Release..
      Terimakasih…Terimakasih…..Terimakasih…..

  24. Elf permalink
    Desember 10, 2012 11:57 am

    Terima kasih ya, artikelnya sangat bagus, benar -benar menambah wawansan bagaimana cara menulis yang baik untuk sebuah press release.

  25. iRna - iink permalink
    Januari 2, 2013 1:31 pm

    Thank You for posting a very helpful article. God Bless you =)

  26. ameng permalink
    Juni 13, 2013 7:58 pm

    sangat bermanfaat…. terima kasih..

  27. Oktober 9, 2013 10:47 pm

    Nice info, sangat bermanfaat :))

  28. Oktober 12, 2013 8:47 am

    Informasi yang memperkaya saya. Barangkali buku yang saya tulis Siaran Pers: Bagaimana Menembus Gawang Media Pers terbitan LP3Y (Yogya, 2005), bisa melengkapi bahan panjenengan. Buku ini saya susun dari pengalaman empiris di newsroom, dilengkapi contoh-contoh siaran pers bermasalah dna solusinya. Silakan menghubungi LP3Y Yogyakarta, Jl Kaliurang Km 13,7, Ngemplak Sleman.

  29. Juni 6, 2014 3:51 pm

    Jadi lebih mengerti ttg arti dan fungsi press release..

Trackbacks

  1. press release « mustikaheni

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 25 pengikut lainnya.

%d bloggers like this: